プライバシーポリシー（個人情報保護方針）
学校法人工学院大学（東京都新宿区西新宿一丁目24番2号）（以下、「本学園」という。）は、教育機関として個人情報保護の重要性を鑑み、学生・生徒をはじめ、学園に関わるすべての方々の個人情報の取扱いに関する方針を定め、もって個人の権利、利益及びプライバシーの保護に努めています。本学園では職員一同、本方針に基づき個人情報の安全かつ適正な管理・運用に積極的に取り組みます。
1.個人情報に関する法令の遵守
研究者の研究深化を支援するとともに、建学の精神のもと産学官連携を通じて研究成果を積極的に社会に還元します。
2.個人情報の定義
本学園が取扱う「個人情報」とは、本学園の活動に関して取得する情報であって、生存する特定の個人を識別できるものをいいます。なお、この個人情報には、他の情報と照合することによって、間接的に特定の個人を識別できることとなるものやマイナンバー（個人番号）や顔画像や音声などの個人識別符号も含みます。
また、「個人データ」とは、学生・生徒の個人情報などを電子ファイル化などにより検索できるように体系化したもので、本学園が組織的に保有している個人情報データベースを構成する「個人情報」をいいます。
本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別や偏見などの不利益が生じないように、その取扱いに特に配慮を要する「要配慮個人情報」も対象としています。
3.個人情報の取得
本学園は、個人情報を適法且つ公正な手段によって取得します。本学園は、やむを得ない理由がある場合を除き、事前に明示的な同意を得ずに、個人情報を取得することはありません。また、本学園は、利用目的達成のために必要な範囲を超えて個人情報を収集することはありません。
要配慮個人情報の収集を行う場合には、原則として、あらかじめ本人の同意を得た上で収集します。
4.個人情報の利用目的
本学園では教育研究、学生・生徒支援、大学運営上、必要と認められる個人情報に限り、以下の利用目的のために収集します。さらに、その情報を本学園のデータベースに組み入れることがあります。
利用目的
(1)入学者選考及び入学手続きに関わる情報管理・連絡
(2)学籍管理、履修・成績管理、授業運営、研究活動支援
(3)学生証・生徒証発行、各種証明書発行、ネットワーク利用ID・メールアドレス発行
(4)学費情報管理、口座情報管理
(5)学生・生徒生活関連（課外活動、奨学金、学生・生徒保険、健康、 就職活動及び進路等）の支援・相談及び情報管理
(6)学内施設・設備の利用管理及び防犯カメラの設置による映像情報管理
(7)図書館利用情報管理
(8)保証人・ご父母への学費納付書・成績通知書送付、成績等相談
(9)各種案内送付（学園の広報誌、催し物、寄付依頼関係）
(10)学術交流協定などによる協定大学・学校への情報提供
(11)大学内においてアルバイト等の仕事を行う場合の雇用管理、給与等の支払い
(12）文部科学省等の調査・届出・申請
(13)補助金申請
(14)教育研究活動
(15)学会組織、後援会、PTA、教職員組合への必要情報の提供
(16)弔慰、災害見舞
(17)学則、表彰規程、懲戒規程による賞罰
(18)資料請求者、行事参加者への案内、資料の送付
(19)理事会・評議員会の運営
(20)採用選考、採用前手続き
(21)教職員の雇用関係管理、健康管理
(22)各種統計処理
(23)その他教育研究、学生・生徒サービス業務
5.個人情報の管理
本学園は、個人情報に対する不正アクセス、改ざん、漏洩、滅失等を防止するために必要かつ適正な安全管理措置を講じます。また、取得した個人情報の取扱いを外部へ業務委託する場合には、その委託先に対しても、当該個人情報の安全管理が図られるよう必要かつ適切な監督を行います。
本学園は、個人情報が不正に利用されたり、紛失・滅失、改ざんおよび漏洩することがないよう厳重に管理するとともに、個人情報を扱う教員、職員、その他の本学の業務に従事する者への管理・教育・研修を行います。
6.個人情報の第三者提供
本学園は、個人情報の利用目的達成のために、以下の場合を除き、第三者に提供、譲渡、販売、共有、複製、複写することはありません。
これら以外に提供の必要性が生じた際には、その都度、本人への意思確認を行います。
(1)学生・生徒の学業成績等、学修状況を学生・生徒の保証人・ご父母に提供する場合
(2)学生・生徒の名簿を作成、開示する場合
(3)個人情報保護法第27条第1項各号に規定されている場合
本学園では、原則として学生・生徒の個人データを第三者に提供することはありません。ただし、教育指導、学生・生徒交流、卒業生交流などの場合に、請求者の安全・管理体制を確認し、あらかじめ本人の同意を得て第三者に提供することがありますが、健康診断等の結果などの要配慮個人情報については、原則として提供しません。
7.共同利用
本学園は、個人情報保護に関する法律第27条第5項第3号に基づき、次の範囲において個人情報を共同利用します。なお、共同利用の際には、適正な取扱いとなるよう適切な管理を行います。
一般社団法人工学院大学校友会
○共同利用の目的：
校友会会員相互の親睦、校友会費の徴収、本学園の発展を目的とした活動の案内等 （名簿作成、会報の送付等）
○共同利用する個人データの項目：
・学生・生徒および卒業生に関する個人情報のうち、本法人付与メールアドレス、保証人の氏名、続柄、電話番号
・卒業生に関する個人情報のうち、進路・進学情報
・教育職員に関する個人情報のうち、任免に係る情報、内線番号、メールアドレス
・個人データの管理について責任を有する者
住所：東京都新宿区西新宿一丁目24番2号
一般社団法人工学院大学校友会 工学院大学校友会会長
8.外部委託について
本学園からの各種送付物やデータの入力等に関して、業務の全部又は一部を外部委託することがあります。委託業者に対する事前調査、契約による義務付けなどの合理的な方法により、当該個人情報の紛失・滅失、改ざん、漏洩及び再提供の防止などを図ります。
9.個人情報の開示・訂正・利用停止要求等
(1)開示
本人から、本人を識別できる保有個人データ又は第三者への提供の記録の開示を書面により求められたときは、身分証明書等により本人確認を行った上で、遅滞なく、当該保有個人データを開示します。ただし、開示請求に係る保有個人データについて開示しないことが相当であると判断したときは、当該保有個人データの全部又は一部について開示しないことがあります。その際には、本人に対して、開示しない理由を書面により通知します。なお、開示には次の手数料が必要となります。
・開示費用…1件につき550円（税込み）
(2)訂正等
本人から、本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって、当該保有個人データの内容訂正、追加又は削除を書面により求められたときには、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの訂正等を行います。
(3)利用停止等
本人から、本人が識別される保有個人データの収集、利用及び第三者への提供が「個人情報の保護に関する規程」に違反しているという理由によって、当該保有個人データの利用停止、第三者提供の停止又は消去（以下「利用停止等」という。）を書面により求められたときには、必要な調査を行い、その求めに理由があることが判明した場合に、違反の是正に必要な限度かつ本学園の対応が可能な範囲で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行います。
10.組織・体制
本学園は、個人情報保護委員会、個人情報保護管理者、個人情報部門責任者を置き、個人情報の適正な管理を実施します。
本学園は、役員、教職員、パートタイマー、アルバイト、派遣職員、委託会社社員の如何を問わず学園に勤務する全ての者に個人情報の保護及び適正な管理方法についての研修を実施し、業務における個人情報の適正な取扱いを徹底します。
本学園は、個人情報の保護に関係する日本の法令その他の規範を遵守するとともに、このプライバシーポリシーの内容を継続的に見直し、その改善に努めます。
11.個人情報保護コンプライアンス・プログラムの策定・実施・維持・管理
本学園は、この方針を実行するため、個人情報保護コンプライアンス・プログラムを策定し、これを本学園教職員その他関係者に周知徹底させて実施し、維持し、継続的に改善します。
12.個人情報に関する問い合わせ先
学校法人工学院大学 総務・人事部総務課を個人情報に関する問い合わせ先とします。
住所：東京都新宿区西新宿一丁目24番2号
電話：03-3340-0121
メールアドレス：shinjuku_soumu@sc.kogakuin.ac.jp
13.変更
本プライバシーポリシーは、保護法、関連法令、ガイドラインに反しない範囲で変更される場合があります。
2023年2月1日制定
学校法人工学院大学 理事長
学校法人工学院大学 理事長